Catalogazione: un processo essenziale per la gestione documentale

La catalogazione è un processo fondamentale per due ragioni principali:

1. Tracciabilità nel tempo:

• La catalogazione permette di tenere traccia di ogni singolo faldone/fascicolo nel tempo, anche a distanza di anni.
• Questo significa che potrete sempre sapere se un determinato documento è ancora conservato presso il vostro studio/azienda oppure se è stato regolarmente distrutto secondo le normative vigenti dalla Ecodocumenti.

2. Controllo qualità e prevenzione degli errori:

• La catalogazione permette di intercettare eventuali errori avvenuti nelle fasi di carico dei documenti.
• Ad esempio, potrebbe capitare che un faldone, contenente documentazione ancora valida, venga erroneamente destinato alla triturazione.
• Un processo di catalogazione accurato aiuta a prevenire tali errori, che, su volumi consistenti di documenti (come 200 faldoni per cliente), possono essere frequenti (con una media di 3 errori per cliente).

Un processo che si evolve per una gestione ancora più efficiente

Nella fase successiva di epurazione, questo rigoroso processo di controllo verrà esteso anche ai singoli documenti all’interno di ogni faldone. In questo modo, si potrà garantire un livello di accuratezza e affidabilità ancora maggiore nella gestione dell’archivio documentale, offrendovi un servizio di qualità superiore.

In sintesi, la catalogazione non è un semplice adempimento burocratico, ma un processo essenziale per:

• Garantire la tracciabilità dei documenti nel tempo
• Prevenire errori e garantire la qualità del servizio
• Soddisfare le esigenze dei clienti e tutelare la loro tranquillità

Investire nella catalogazione significa investire nella professionalità e nella qualità del nostro servizio di gestione documentale.

La Ecodocumenti garantisce gratuitamente il controllo delle annualità con riconsegna dei faldoni erroneamente ricevuti.