Distruzione documenti cartacei

Perché la distruzione di documenti cartacei è un argomento di grande interesse e attualità per molti uffici e attività professionali? Anche se digitalizzazione sempre più diffusa e generazione quotidiana di documenti già in formato digitale sono da tempo realtà, i documenti cartacei sono ancora parte integrante… negli ambienti di lavoro di molte realtà, specie se con una lunga storia alle spalle, come ad esempio agenzie di assicurazione, amministratori di condominio, studi di commercialisti, studi medici, studi notarili, agenzie di pratiche auto e concessionarie di autoveicoli, studi legali e molte altre. Cosa troverai in questo articolo

• Prima e dopo la fatturazione elettronica
• Quanto tempo conservare i documenti aziendali
• Quali registri e documenti conservare
• Distruzione documenti cartacei in archivio
• Per quanto tempo conservare le scritture contabili
• Altri documenti cartacei aziendali
• Perché programmare la distruzione dei documenti cartacei?
• Come distruggere i documenti cartacei
• Distruggidocumenti da ufficio
• Perché rivolgersi a professionisti del settore
• Cosa fa Ecodocumenti
• Ritiro e trasporto documenti
• Gestione di documenti cartacei
• Archiviazione gratuita
• Gestione intelligente
• Come avviene la distruzione sicura di documenti
• Servizio di digitalizzazione

Da quando è obbligatoria la fatturazione elettronica?

L’obbligo di fatturazione elettronica per le imprese è scattato dal 1° gennaio 2019, ma ciò non coincide certo con un “via libera” alla distruzione automatica di tutti i documenti cartacei precedenti a quella data! Parliamo cioè di documenti che, anche se ormai archiviati in faldoni ad esempio relativi agli anni 2018, 2017, 2016, 2015 e 2014 contengono dati sensibili di clienti, fornitori, dipendenti o di molti altri soggetti. Anche una volta esaurita la loro funzione amministrativa, infatti, questi documenti continuano a essere conservati per un periodo di tempo stabilito dalla legge, in modo da poter essere esibiti in caso di controlli, contenziosi o altri tipi di verifiche.

Quanto tempo conservare i documenti aziendali

Ecco ad esempio una tabella relativa a particolari tipologie di documenti da conservare durante, e anche dopo, il normale ciclo di vita di un’azienda.

Quali registri e documenti conservare al 01/01/2024

Alla data del 01/01/2024, i commercialisti più scrupolosi per i quali ad esempio effettuiamo la distruzione certificata di documenti cartacei, conservano la documentazione almeno fino al 2012. Infatti, anche se l’Articolo 2220 del Codice Civile stabilisce che

“le scritture devono essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione”

ultimamente la Corte di Cassazione ha dato priorità all’art. 22 del dpr 600/1973 secondo il quale le scritture vanno conservate “fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta” (ordinanza n.9794 del 14 aprile 2021: «si pone quale disposizione speciale che, a fini tributari, detta una regola diversa in materia di obbligo di conservazione delle scritture contabili, che prevale sulla previsione del termine decennale indicato dall’art. 2220 del Codice civile»). Vuol dire che, se nei 10 anni si riceve un atto di accertamento, tutti i documenti relativi a tale atto dovranno continuare a essere disponibili fino a conclusione e definizione dello stesso.

Distruzione documenti cartacei in archivio

In questa tabella, al 1° gennaio 2024, indichiamo (per approssimazione in eccesso) l’anno più vecchio da conservare ancora in archivio cartaceo, mentre per gli anni precedenti potrebbe ormai essere tempo di prendere in considerazione la distruzione dei documenti o, in ogni caso, valutarne la digitalizzazione prima di eliminarli definitivamente per liberare spazi vitali in ufficio. Le norme tributarie specifiche per ogni imposta (es. Ires, Irap e in particolare Iva) sono alla base di molta della carta presente in aziende e uffici, con diversi registri (beni ammortizzabili, registro acquisti, ecc.), fatture attive o passive, documenti di trasporto, scontrini e molte altre scritture a corredo. Anche rispetto alla conservazione di questo tipo di documenti, sempre l’Articolo 2220 del Codice civile stabilisce ugualmente lo stesso termine:

“Le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

Per quanto tempo conservare le scritture contabili

Questi, ancora più nel dettaglio, i documenti cartacei aziendali attestanti i movimenti di natura economico-finanziaria per la cui distruzione, come abbiamo detto, è bene attendere il superamento dei 10 anni, fatte salve eventuali richieste di accertamenti:

• Libro giornale
• Libro degli inventari
• E-mail e lettere a carattere commerciale
• Libro mastro
• Libro di cassa
• Libro magazzino e scritture ausiliarie relative
• Libri sociali
• Registro IVA
• Registro dei beni ammortizzabili

Altri documenti cartacei aziendali (non contabili): per quanto tempo conservarli prima di procedere con la distruzione

In questa tabella abbiamo raccolto altri tipi di documenti per i quali i tempi di conservazione sono differenti.

Perché programmare la distruzione dei documenti cartacei?

Un aspetto cruciale del perché un professionista dovrebbe liberarsi per tempo della documentazione obsoleta, emerge ad esempio al momento di traslochi per cambio di sede. In alcuni casi i traslochi diventano necessari propri per la mole di documenti cartacei accumulati nel tempo, che non si sa più dove archiviare!! È solo allora purtroppo che si scopre… che parte dell’affitto pagato negli anni è servito per contenere volumi di carta che magari già da tempo avrebbe potuto essere eliminata. Un’altra domanda che molti professionisti si fanno solo in quel momento è la seguente.

“Ma ha senso portare tutti questi scatoloni di carte nella nuova sede?”

Come distruggere i documenti cartacei in modo sicuro e conforme alla legge

I documenti cartacei ormai obsoleti devono essere distrutti in modo sicuro e definitivo, per evitare che i dati in essi contenuti possano cadere in mani sbagliate o essere usati per scopi illeciti. La distruzione dei documenti cartacei non è un’operazione che si può effettuare da un giorno all’altro o comunque prendendola alla leggera, bensì richiede una preparazione e specifiche procedure e misure di sicurezza adeguate, anche in conformità con la normativa sulla protezione dei dati personali. Non a caso, il trattamento dei dati sensibili è da molti considerato un’attività insidiosa, che comporta anche delle responsabilità civili, penali e amministrative in caso di violazione. Infine, la distruzione dei documenti cartacei deve avvenire in modo ecologico, favorendo il riciclo della carta e riducendo l’impatto ambientale. Quali sono le soluzioni possibili per distruggere i documenti cartacei in modo sicuro e conforme alla legge? Vediamole insieme.

Utilizzare un distruggidocumenti da ufficio: una soluzione poco pratica e sicura

La soluzione più semplice che potrebbe venire in mente è quella di usare un distruggidocumenti, ovvero un macchinario che trita i documenti o li riduce in tante piccole striscioline. Questa soluzione, però, presenta diversi svantaggi, limiti, nonché rischi.

• Per un numero elevato di documenti da distruggere, l’operazione diventa molto lunga e faticosa.
• Non è garantito che tutti i dati sensibili contenuti nei documenti siano effettivamente distrutti, in quanto le striscioline potrebbero essere ricomposte o lette da terzi, anche grazie a evoluti sistemi digitali, molto più diffusi di quanto si possa credere…
• I materiali di scarto devono essere poi portati al macero, con il rischio di perdere il controllo dei documenti o di incorrere in sanzioni se non vengono rispettate le norme di smaltimento.
• Alcune tipologie di documenti richiedono delle procedure specifiche di scarto, che non possono essere eseguite con un semplice distruggidocumenti.

Perché rivolgersi a professionisti del settore è la soluzione più efficiente?

La soluzione più sicura ed efficiente per distruggere i documenti cartacei in modo affidabile e conforme alla legge è quella di scegliere dei professionisti del settore, perché possono offrire un servizio di gestione degli archivi cartacei in tutte le sue fasi, dalla conservazione fino allo scarto dei documenti non più necessari. Questa soluzione presenta diversi vantaggi.

• Certezza che i documenti siano distrutti in modo definitivo e irreversibile, con l’uso di macchinari appositi che frantumano la carta, non in striscioline, ma in parti molto più piccole e la trasformano in balle, pronte per essere riciclate.
• L’operazione è accompagnata da un certificato di distruzione dei documenti, che attesta il rispetto di tutte le norme di sicurezza e privacy. Può anche essere videoregistrata o seguita da un referente legale.
• Risparmio di tempo e denaro, delegando a professionisti esperti e qualificati un lavoro che risulterebbe invece molto delicato e stressante se lo si affida a personale normalmente dedicato a ben altre mansioni.
• Contribuire alla salvaguardia dell’ambiente, favorendo il corretto riciclo della carta e riducendo la produzione di rifiuti.

Cosa fa Ecodocumenti

Ecodocumenti è specializzata nella gestione di archivi di documenti cartacei e offre una gamma completa di servizi che vanno dalla riorganizzazione e digitalizzazione, fino alla distruzione totale o selettiva, in base ai termini di scadenza stabiliti per legge nello specifico settore di applicazione, come nei casi visti finora.

La modalità di trattamento di archivi documentali cartacei

L’esperienza ci insegna che ogni cliente può avere situazioni ed esigenze specifiche rispetto alla gestione del proprio archivio cartaceo.

Come operiamo

Normalmente è necessario un sopralluogo da parte di personale altamente specializzato, nonché certificato in privacy, così da procedere nel modo più efficace e agevole, anche al fine di garantire la normale operatività quotidiana degli uffici e della sede del cliente.

Ritiro e trasporto documenti per distruzione o digitalizzazione

L’opzione solitamente più richiesta è quella del ritiro e dell’immediato trasporto presso la sede Ecodocumenti dove effettuare le lavorazioni concordate. Ma è possibile richiedere anche un trattamento direttamente nella propria sede, previo trasporto dei macchinari necessari alla digitalizzazione e/o alla distruzione mediante triturazione. Questo trattamento, per ragioni di privacy e sicurezza, può avvenire esclusivamente in un’area interna alla sede del committente e non su piano stradale, né all’interno del parco mezzi Ecodocumenti.

La gestione di documenti cartacei prima della distruzione

Il processo di gestione parte dalla catalogazione dell’archivio. In questo modo è possibile fare un elenco dettagliato di quanto preso in carico, così da permettere al committente di poter agevolmente decidere quali documenti conservare, quali digitalizzare e quali distruggere. Per ovvie ragioni di qualità del servizio e sostenibilità ambientale, prima della distruzione c’è un passaggio preliminare (epurazione) che consiste nel togliere dai documenti graffette, punti metallici, fogli di plastica e qualsiasi altro materiale non cartaceo, inquinante o che comunque pregiudicherebbe il corretto avvio al riciclo della frazione cartacea triturata.

Un mese di archiviazione gratuita

Ecodocumenti offre inoltre un periodo di un mese di archiviazione gratuita, proprio per consentire al cliente di decidere quali documenti conservare e quali triturare e/o digitalizzare, potendo nel frattempo consultare il catalogo creato a tale scopo.

Gestione intelligente dell’archivio in uso

Un servizio sempre più richiesto a Ecodocumenti è quello relativo alla gestione dell’archivio in uso. Si tratta cioè di una gestione e riordino di tutta la documentazione cartacea non ancora scaduta, con la possibilità di conoscere periodicamente quali documenti poter distruggere una volta superato il termine per la conservazione obbligatoria per legge. A causa delle attuali frenetiche tempistiche di lavoro, che lasciano sempre meno tempo per curare questi aspetti “accessori” relativi alla gestione documentale, una tale funzione data in outsourcing permette di non aggravare le risorse umane interne all’azienda di un compito che può risultare indubbiamente più fluido se affidato a esperti professionisti della gestione documentale sicura.

Come avviene la distruzione sicura di documenti cartacei

Il servizio offerto da Ecodocumenti è quello di una triturazione sicura dei documenti sensibili. La distruzione sicura dei documenti sensibili avviene mediante apparecchiature di altissima qualità, che garantiscono una distruzione conforme agli standard di sicurezza più elevati. I documenti vengono cioè completamente distrutti, in modo irreversibile, rendendo impossibile il recupero delle informazioni in essi contenute, anche se si utilizzassero i più evoluti sistemi di ricostruzione documentale mediante intelligenza artificiale o altri sofisticati sistemi.

Il servizio di digitalizzazione dei documenti da non distruggere

Il momento della riorganizzazione o distruzione (parziale o totale) di un grosso archivio documentale cartaceo è anche quello più indicato per poter poi prendere decisioni sulla digitalizzazione dei documenti che si vogliono conservare nel tempo. Indubbiamente le opportunità sono almeno due:

• riprendere possesso di importanti spazi e poterli recuperare per nuovi usi all’interno dell’azienda o di un ufficio;
• digitalizzare la documentazione che può rivelarsi comunque utile in prospettiva futura, disponendo in ogni momento di file correttamente catalogati.

Come si digitalizzano i documenti

La digitalizzazione avviene tramite scanner altamente professionali, con l’obiettivo di consentire un accesso agevole ai dati attraverso un sistema di ricerca intuitivo e senza software da installare. Tali processi vengono eseguiti in modalità offline per garantire la massima protezione dei dati da possibili intrusioni hacker. Nel caso di richiesta di operatività online, Ecodocumenti attiverà un sistema informatico sicuro, protetto da firewall di ultimissima generazione, a garanzia dei dati in entrata e in uscita. A termine lavoro, i documenti digitalizzati potranno essere messi a disposizione del cliente sul supporto scelto dallo stesso e/o su cloud certificato.