Digitalizzazione archivi: un bene COMUNE

Digitalizzazione archivi Comuni. Essere il primo cittadino di uno degli 7.896 Comuni italiani significa essere il custode di un patrimonio invisibile ma vitale: l’archivio comunale.

Tuttavia, la realtà che molti Sindaci affrontano è fatta di magazzini umidi e faldoni accumulati per decenni alla mercé di polvere e deterioramento. Che si tratti di pratiche edilizie, registri amministrativi o preziosi documenti storici, il rischio è quello di perdere la memoria del territorio o di non sapere nemmeno di averla.

Il “calvario” dell’accesso agli atti: da 3 mesi a 2 minuti

Immaginate uno scenario purtroppo comune: un cittadino presenta un’istanza per un accesso agli atti edilizi. L’impiegato deve scendere in un archivio fatiscente, cercare tra faldoni stipati in luoghi diversi e consultare planimetrie ingiallite. Spesso, tra la richiesta e la consegna, passano anche tre mesi. Ora immaginate il futuro con Ecodocumenti: un click, l’inserimento del codice fiscale e, in meno di due minuti, ogni singola planimetria è a portata di mano sul monitor. Niente polvere, niente attese, massima efficienza per il cittadino.

Il metodo Ecodocumenti: rimettere ordine nel presente

Trasformiamo il caos in un database moderno attraverso un processo rigoroso:

1. Analisi, Scarto e Relazioni Istituzionali: Insieme ai nostri esperti archivisti, procediamo alla redazione del Massimario di Scarto. Ogni operazione di eliminazione avviene solo previo nulla osta e comunicazione alle Soprintendenze e alle Questure da parte del Comune. Solo allora procediamo alla distruzione certificata.

2. Digitalizzazione e Metadatazione: La documentazione da preservare viene scansionata e indicizzata secondo standard internazionali, rendendo l’intero archivio ricercabile e compatibile con i sistemi futuri.

3. Innovazione Fisica e Digitale con Progetto Bridges: Non ci fermiamo alla scansione. Grazie alla partnership con Progetto Bridges, esperti in Blockchain, stiamo lavorando per rendere unica anche la ricerca fisica dei faldoni. Attraverso un servizio innovativo che mischia la catalogazione classica alle tecnologie più avanzate, stiamo ridefinendo il modo in cui il cartaceo interagisce con il digitale.

Trasparenza totale: il cantiere digitale su Teams

Sappiamo che per un’amministrazione è fondamentale monitorare l’avanzamento dei lavori. Per questo, mettiamo a disposizione un canale Teams Professional dedicato. In ogni momento, il Comune potrà consultare:

• Il progredire delle lavorazioni in tempo reale.

• Le medie giornaliere di scansione.

• Eventuali criticità o particolarità riscontrate.

• Una panoramica certa sulla data di termine dei lavori.

Dare un futuro al passato

Digitalizzare non significa solo “fare spazio”, ma proteggere il passato del Comune nel presente e per il futuro.